OPG Programmodell

OPGs programmodell består av fyra faser och fem beslutspunkter (Gate). Modellen innhåller checklistor och ett flertal mallar för styrning och som stöd. 

De första två faserna syftar till att kontenuerligt öka kunskapen och konkretisera programmet. De sista två faserna skall leverera resultatet i form av leverabler och/eller värde i organisationen. Före den första fasen och efter samtliga faser finns beslutspunkter, benämnda Gate, där beslut fattas om att gå vidare till nästa fas. Beslutspunkterna används för att ta programmet från en fas till nästa på ett styrbart sätt.

Beslutspunkterna samverkar med portföljprocessen. Normalt fattar programmets sponsor och styrgrupp beslut vid en Gate. Om det är vid Gate 1, 2 eller 5 så kommer även programmet att hanteras av portföljprocessen och där ett beslut fattas om programmet ska fortsätta eller inte, om dess prioritet och när det ska få starta (se vidare portföljprocessen).

Roller och ansvar

Nedan ges en kort sammanfattning av rollerna i OPGs Programmodell

Program Sponsor

Programsponsorn äger programmet och formulerar vision, mål och KPIer för programmet Sponsorn ordnar finansiering till programmet och utser Programledare och styrgrupp.

Styrgrupp

Programmets Styrgrupp är rådgivare åt Sponsorn i beslutsfattandet och säkerställer programmets tillgång till resurser.

Linjechefer

De organisatoriska delar som påverkas av programmet är oftast representerad av sin exekutiva ledning

Programledare

Programledaren är ansvarig för att leverera resultat i form av värde organisationen och/eller produkter/tjänster från programmet, som det definieras i Programledningsplanen.

Förändringsledare

Förändringsledaren skall säkerställa att programmets värde tas emot och realiseras i organisationen. Förändringsledaren är länken mellan denprogrammet och linjeorganisationen.

Riskledare

Ansvarar för att förutse, hantera och informera om risker

Kvalitetsansvarig

Ansvarar för att programmets leverabler uppfyller de uppställda kvalitetskraven. Den kvalitetsansvarige har inte sällan även ansvaret för den överordnade konfiguratioshanteringen och ändringshanteringen i programmet.

Projektsponsor

Projektsponsorn ger vision och mål för projekten samt ser till att det finns finansiering. Normalt är programledaren sponsor för de projekt (och andra program) som ingår i programmet.

Översikt av viktiga dokument

Governanceprocessen kräver specifika dokument för styrning av programme. Flera av dokumenten används även inom portföljprocessen. Det är viktigt att dokument och den styrande informationen är standardiserad, så att beslutsfattare känner igen sig, och är jämförbar med andra initiativ.   

  • Ett Programinitiativ är en översiktlig beskrivning av vad initiativtagaren och /eller sponsorn vill att programmet skall leverera och vilket värde det skall tillföra organisationen. Ibland ligger en förstudie eller annat dokumenterat arbete till grund, som man kan referera till.  
  • Business Case v0 är det första business caset som sponsorn skall utfärda. I dett skede är det grova uppskattningar (om inte underlag finns). Syftet med Business Caset är att beskriva varför investeringen skall göras. En uppskattning av värdet programmet skall bidra med i organisationen och en grov uppskattning av kostnaden att genomföra progremmet ska finnas med. Business Caset uppdateras kontenuerligt för att visa värde(nytta), investeringar och kostnader för hela produktens livscykel(inte bara programmets). Vid varje Gate och vid större ändringsbegäran, kommer en ny version att utfärdas. Versionsnumren följer numreringen av Gates.
  • Ett Programdirektiv utfärdas av Sponsorn, som ofta har en initial programgrupp som hjälper till att producera innehållet. Programdirektivet är det formella dokumentet att programmet existerar, och som ger Programledaren mandat att använda resurser i organisationen. Direktivet skall formulera uppdraget åt Programledaren och beskriver på en hög nivå vad som förväntas levereras. Mandat och ansvar för Programledare och Sponsor skall också finnas med.
  • En Programledningsplan beskriver hur programmet skall ledas under de två kvarvarande faserna efter Gate 2. Det inkluderar hur hela programmet skall styras, och separata ledningsplaner för viktiga områden( som ändringar. omfattning, tid, kostnad, nytta, risk). Planen innehåller också Programmets referensplan (baseline) för Värde(Nytta), Omfattning, Tidplan och Budget.
  • Statusrapporten beskriver nuläget i programmet och ger en prognos. Rapporten sker månadsvis, om inte annat överenskommits.
  • Ändringskrav kommer att uppstå - Programmet är en föränderlig resa och måste kunna hantera ändringar på ett organiserat sätt. Ändringskrav måste dokumenteras, analyseras och beslutas. Många ändringskrav kan Programledaren besluta om. Om programmets referensplan och/eller programmets Business Case påverkas, så måste beslut fattas av Sponsorn och Portföljägaren.
  • Acceptansrapport är producerad innan Gate 4 och summerar alla programmets leveranser, att de är mottagna och accepterade av Sponsorn.
  • Slutrapport sammanfattar programmet. Rapporten dokumenterar programmet för framtiden och är viktigt för att förbättra orginsationens arbete med program.

Programinitiativ

Gate 0: Före initiering

Gate 0-beslutet fattas av portföljägaren enligt portföljprocessen. Underlag för beslutet är Business Case version 0, som bland annat innehåller en beskrivning av initiativet och motiverar varför initiativet bör genomföras. Portföljägaren utser en sponsor för programmet och helst även en programledare.

Initieringsfasen

Syfte: I initieringsfasen analyseras programmet, vad som skall göras, hur det skall göras, och vad som krävs för att göra det. Initieringen ska:

  1. Skappa ett beslutsunderlag för om programmet skall initieras.
  2. Ge mandat till Programledaren att planera programmet

Resultat: Initieringsfasen resulterar i två dokument: Programdirektivet (Program Charter) och Business Case v1 (version 1)

Även om Inititeringsfasen är betydelsefull och måste ha genomarbetats ordentligt, så ska deninte överarbetas. Det mesta kommer att analyseras och detaljeras under Planeringsfasen. Under initieringen utarbetas normalt:

  1. Den övergripande programorganisation
  2. En intressentanalys
  3. Programmets uppdrag och mål
  4. Den övergripande omfattningen och leveranserna
  5. En initial uppskattning av programmets finanser
  6. Kvalitetsmått
  7. En initial kommunikationsplan
  8. Identifiera och analys av de initiala risker
  9. En övergripande analys av vad som ska köpas in eller göras själv
  10. Programdirektiv och Business Case v1

Gate 1: Besluta om att starta Programmet

Sponsorn tillsammans med Styrgruppen kommer, baserat på Programdirektivet och Business Case v1, att ta Gate 1 beslut. Beslutet kan vara något av följande:

  • Fortsätt med Planeringsfasen.
  • Återremitera för vidare analys - viktig information saknas för att ta beslut.
  • Beslut om att avsluta programmet.
  • Sätta programmet på väntan. 

Om beslutet är att fortsätta och starta Planeringsfasen måste man få ett godkännande från Portföljägaren ( se Portföljmodellen).  

Programplanering

Syfte: Under programmets Planeringsfas kommer fundamentet till hur programmet styrs och hanteras, att utvecklas. Det kommar at tas fram detaljerade planer för leveranser av produkter och värde i organisationen.

Resultat: Planeringsfasen resulterar i två dokument: Programledningsplanen och ett uppdaterat Business Case(version 2).

Planeringsfasen behandlar följande ämnen, arbetet sker iterativt.

  • Definiera en programintern styrmodell. Dokumenten Regler och riktlinjer (Organizational Project Governance: Guiding Principles) och Portföljmodellen (Portfolio Management Process) beskriver förutsättningarna.
  • Ta fram programledningsplaner för
    • Ändringar
    • Intressenter och hinder
    • Nyttor och leveranser
    • Omfattning
    • Tidplan
    • Budget
    • Resurser
    • Kvalitet
    • Risk
    • Kommunikation
    • Upphandling
  • Detaljplan för omfattning, tid och budget.
  • Strukturera programmet i separata delar (projekt, uppdrag).
  • Definiera programmets beroenden
  • Definiera roller och organisation
  • Definiera kvalitet, både för leveranser och programmets genomförande.
  • Definiera risker och hinder för program, projekt och för att realisera nyttan.
  • Definiera kommunikation och intressenter
  • Planera inköp
  • Definiera programmets infrastruktur
  • Skapa den övergripande Programledningsplanen

Gate 2: Beslut om att starta fasen, Skapa produkter och värde

Sponsorn tillsammans med Styrgruppen kommer, baserat på Programledningsplanen och Business Case v2, att ta Gate 2 beslut. Beslutet kan vara något av följande:

  • Fortsätt med fasen Skapa Produkter och Värde.
  • Återremitera för vidare analys - viktig information saknas för att ta beslut.
  • Beslut om att avsluta programmet.
  • Sätta programmet på väntan. 

Om beslutet är att fortsätta och starta fasen: Skapa produkter och värde, måste man få ett godkännande från Portföljägaren ( se Portföljmodellen). 

Genomförande av program

Syfte: I denna fas utvecklas och levereras produkter, värden och nyttoeffekter. Programmen har ofta ansvaret för att nyttoeffekterna är möjliga att realisera i organisationen.

Resultat: Accepterade och mottagna leveranser av produkter och värden i organisationen.

Vanligtvis börjar man att etablera programmet samt de projekt och aktiviteter som behöver startas tidigt. Därefter styrs och koordineras projekt och aktiviteter på programnivå för att möta krav på leveranser. Ett program kommer att bli utsatt för många olika ändringskrav. De som rör programmet hanteras på programnivå, medan de som enbart berör ett projekt hanteras inom projektet. En samordning sker dock alltid på programnivå.

Gate 3: En av flera möjliga beslutspunkter inom fasen

Det kan finnas många Gate 3 inom ett program. Om en eller flera Gate 3 är definierade tas beslutet av Sponsorn tillsammans med Styrgruppen. Beslutet kan vara något av följande:

  • Fortsätt med med programmet enligt plan
  • En justering i planen måste till. Den överlämnas till Ändringshanteringsprocessen för analys och beslut..
  • Beslut om att avsluta programmet.

Om beslutet är att avsluta programmet, måste man få ett godkännande från Portföljägaren ( se Portföljmodellen).  

Gate 4: Beslut om att starta Avslutsfasen

Programmet är klart för Gate 4 beslut när alla planerade leveranser levererats och accepterats enligt definierade acceptanstkriteria.

Sponsorn tillsammans med Styrgruppen tar Gate 4 beslut baserat på  Acceptansrapporter och Business Casev4. Beslutet kan vara något av följande:

  • Fortsätt med Avslutsfasen.
  • Ett justering måste till. Överlämnas till Ädringshanteringsprocessen för analys och beslut.

Programavslutning

Syfte: Att formellt avsluta alla avtal med kunder och leverantörer, arkivera handlingar, återlämna resurser till linjeorganisationen och att återvinna erfarenhet.

Resultat: Dokumenten Slutrapport och Business Case v5

Gate 5 Beslut om att formellt avsluta Programmet

Sponsorn tillsammans med styrgruppen tar Gate 5 beslut, baserat på Slutrapport och Business Case v5. Beslutet kan vara en av följande:

  • Avsluta programmet
  • Återremitera, mer information behövs

Om beslutet är att avsluta programmet, rapportras Gate 5 beslutet till Portföljägaren (se Potrföljmodellen). 

Dela med andra

Diskutera i forumet

Dokument