OPG Projektmodell

Projektmodellen består av fyra faser och fem grindar (gates), där besluten fattas. De olika faserna och grindarna beskrivs av figuren nedan samt i separata avsnitt. Till modellen finns ett stort antal mallar. Dessa kan hämtas genom att klicka på texten där mallen nämns eller genom checklistan.

Före varje fas finns en beslutspunkt, Gate eller grind. Dessa Gates används för att samordna projektet med organisationens styrmodell (Organizational Project Governance Process) och för att ta projektet från en fas till nästa på ett kontrollerat sätt.

OPG Projektmodell

Roller och ansvar och befogenheter

De centrala rollerna framgår av bilden ovan.

En kort beskrivning av respektive roll (en mer utförlig beskrivning finns I dokumentet OPG Organization and Roles):

Sponsor (även kallad projektägare eller projektsponsor)
Sponsorn är ansvarig för vision, effektmål och projektets övergripande mål. Sponsorn fattar de avgörande besluten som rör projektet och säkerställer projektets finansiering. Sponsorn leder normalt projektets styrgrupp, om sådan finns.

Projektets styrgrupp
Styrgruppen stödjer sponsorn i dennes beslutsfattande och är ansvariga att medverka i projektets bemanning.

Projektledaren
Projektledaren är ansvarig för att planera projektet, leda projektet så att de produkter, tjänster eller resultat som ingår i projektets mål verkligen levereras i tid, inom budget och med den kvalitet som har definierats.

Effektägare
Effektägaren ansvarar för att beskriva de effekter och nyttor som projektets leveranser ger upphov till. Effektägaren ska skriva under Business Case och ansvarar sedan för att de verkligen kan hämtas hem, realiseras.

Mottagare
Ofta är det någon enhet som ska ta emot projektets leveranser och förvalta dessa. Detta kan vara samma som effektägaren men kan även vara en fristående funktion. Mottagaren ansvarar för leveranserna framtida kostnader (life cycle costs). Bristande kvalitet i projektets leveranser märks hos mottagaren.

Beskrivning av styrande dokument

Styrprocessen kräver ett antal dokument för att styrning och uppföljning och för att hantera hela projektportföljen. För att dessa överordnade processer ska fungera effektivt krävs att de styrande dokumenten följer uppställda format och mallar. Standardiseringen gör det möjligt att jämföra olika projekt (och program).

Projektinitiativetär en beskrivning av det som den som initierat projektet vill att projektet ska leverera. Innehållet måste inkludera affärsbehovet, beskrivning av omfattning (leverabler) och hur initiativet kommer att bidra till de organisationens strategier, lång- och kortsiktiga mål.

Business Case v0 är det första business caset som initiativtagaren eller sponsorn gör. Inför initieringen kommer business caset att vara på en hög nivå med grova uppskattningar av projektkostnaden. Business caset är till för att motivera investeringen i projektet. Vartefter projektet framskrider kommer uppskattningar av såväl kostnader som framtida effekter att bli alltmer detaljerade och exakta. I business caset måste investeringens hela livscykel ingå, det vill säga inte bara för själva projektet. Ett uppdaterat business case ska finnas inför varje Gate-beslut och vid större ändringskrav som påverkar kostnader och/eller nyttor.

Projektdirektivet framställs av projektets sponsor, även om det troligen analyseras och skrivs av det inledande projektteamet. I projektdirektivet ska det framgå vad projektet ska göra, vilket ansvar, befognheter och mandat som projektledaren och sponsorn har. När projektdirektivet är beslutat ger det projektledaren mandat att använda organisationens resurser för projektets planering.

Projektledningsplanen beskriver hur projektet ska styras, ledas och följas upp under projektets genomförande. En del av projektledningsplanen beskriver de referensplaner som projektet har. Dessa planer är projektets mål (omfattning, tid och kostnad) och får endast ändras efter formella beslut (och tillsammans med ett nytt business case).

Statusrapport, som beskriver projektets läge och ger prognos för helheten. Statusrapporter ska skrivs minst på månadsbasis.

Ändringskrav (PCR) kommer att uppstå. Alla ändringskrav måste dokumenteras, analyseras hur de påverkar projektet och beslutas. Ändringskrav som påverkar projektets referensplaner ska medföljas av ett uppdaterat business case.

Leveransgodkännande görs för varje leverans från projektet. Dessa ska godkännas av mottagaren och/eller effektägaren.

Slutrapport avslutar projektet. Denna rapport dokumenterar projektet och hur det faktisk gjorts. Viktiga lärdomar för framtida projekt och processändringar ska beskrivas.

Projektinitiativ

Gate 0: Före initieringen

Gate 0 (G0) beslutas  av  organisationens styrgrupp för portföljen eller motsvarande instans. De dokument som krävs för beslut är:

  • Projektinitiativ
  • Business Case v0
  • Andra stödjande dokument, t ex kundavtal, produktbeskrivning, ev förstudier etc.

Hur beslutet tas beskrivs i Portföljprocessen. Om ett beslut att starta initieringen tas måste en sponsor utses och helst även en projektledare.

Initiering

Under initieringen tas följande fram:

  • Mål med projektet – vad ska uppnås
  • Ramar för projektet – ekonomiska, resursmässiga och tidsmässiga begränsningar
  • Ekonomisk analys av projektet – vilka intäkter förväntas och vilka är kostnaderna.
  • Utreda de funktionella krav som ska uppnås. Med funktionella krav avses VAD som ska åstadkommas. Hur avgörs senare under planeringen. 
  • Projektets omfattning, avgränsningar och begränsningar
  • Framgångsfaktorer och acceptanskriterier
  • En genomförbarhetsanalys samt eventuellt en första riskanalys
  • Styrgrupp, om inte detta är klart. För kundprojekt kan även en styrgrupp där kunden deltar behövas.
  • Viktiga intressenter identifieras och analyseras 
  • Projektledare (om inte redan klart), dennes befogenheter och ansvar.
  • Grov planering av planeringsfasen.

Leverabler från initieringen är:

  • Projektdirektiv
  • Intressentförteckning
  • Business Case v1

Projektplanering

Gate 1: Beslut att starta projektets planering

Projektdirektivet samt den ekonomiska utvärderingen ligger till grund för Gate1. Beslutet kan vara endera av:

  • Starta planeringsfasen
  • Mer analys krävs
  • Avsluta projektet
  • Lägg projektet ”på is”

Beslutet fattas av sponsorn tillsammans med styrgruppen.

Ett beslut att starta planeringsfasen innebär att projektledaren har mandatet att använda de resurser som behövs för att kunna genomföra planeringen.

Planeringsfasen

Med utgångspunkt i Projektdirektivet och annan stödjande dokumentation (t ex avtal med kund) genomför projektledaren planeringen av projektet. Planeringen görs med nyckelresurserna i projektet och med information från och avstämning med intressenter utanför projektet.

Planeringen görs till en nivå som gör det möjligt att dels fatta beslut om att genomföra projektet och dels för att kunna hantera projektet under genomförandet.

Planeringen resulterar i detaljerade planer för hur projektet ska genomföras och hur projektets resultat ska framställas. Normala steg i planeringen:

  1. Projektledaren börjar bemanning för att klara projektplaneringen. 
  2. Projektarbetet startar med en Kick Off. Detta möte är ett arbetsmöte, där projektets mål, omfattning och risker ska behandlas. Målet är att alla som deltar i planeringen ska vara väl införstådda och ha accepterat det projektet ska åstadkomma.
  3. Vid behov genomförs en ny intressentanalys. Intressenterna är viktiga för kravställning, kommunikationsplan samt för riskanalysen.
  4. Kraven på projektet verifieras och förtydligas/fördjupas vid behov.
  5. Projektets omfattning definieras genom en WBS (start görs ofta på Kick Off)
  6. Projektets tidplan, kostnadsplan, bemanningsplan och budget tas fram
  7. En plan för risker inklusive en första riskanalys genomförs (start görs ofta på Kick Off). Riskanalysen är en återkommande aktivitet under planeringen och även senare under genomförandefasen.
  8. En kommunikationsplan upprättas för projektet. 
  9. En organisationsplan upprättas för projektet 
  10. En plan för hur ändringar på planerna ska tas fram och dokumenteras.
  11. Punkterna 3-10 utgör underlag för projektets Projektledningsplan
  12. Bokning av resurser som krävs för genomförandefasen.

Leverabel från planeringsfasen är Projektledningsplanen och ett uppdaterat Business Case.

Genomförande av projekt

Gate 2: Beslut att starta projektets genomförande

Ett uppdaterat Business Case (v2) tillsammans med Projektledningsplanen med budget, tidplan och omfattning ligger till grund för Gate 2. Beslutet kan vara endera av:

  • Starta genomförandefasen, projektledningsplanen godkänns
  • Mer analys krävs
  • Avsluta projektet
  • Lägg projektet ”på is”

Beslutet fattas av sponsorn tillsammans med styrgruppen.

Genomförandefasen

Det är under genomförandefasen som projektets produkter, tjänster och/eller resultat levereras.

Under genomförandet ska rätt saker göras vid rätt tidpunkt. Planeringen måste därför varit tillräcklig detaljerad. Ofta krävs en successiv planering och detaljering även under genomförandefasen, då allt inte var möjligt att detaljplanera under planeringen. Vid dessa detaljeringar ska projektets innehåll inte ändras, utan planeringen är endast en detaljering av redan beslutad omfattning. Eventuella tillägg, borttag eller ändringar på omfattningen ska dokumenteras och beslutas separat, enligt den rutin för ändringshantering som beskrivits i projektledningsplanen.

Gate 3: en eller flera under projektets genomförande

Beroende på projekt kan en eller flera beslutspunkter under genomförandefasen behöva planeras in. Planeringen och beslut om vilka de ska vara sker under planeringsfasen.

När en beslutspunkt G3 närmar sig ska projektledaren framställa beslutsunderlag. Vad det består av beror på vad beslutspunkten avser. Normalt är det att en viktig milstolpe har uppnåtts eller att projektet går in i ett nytt skeende.

Beslutet, som tas av sponsorn tillsammans med styrgruppen, kan vara endera av:

  • Delleveransen/milstolpen godkänns och projektet kan fortsätta
  • Mer arbete krävs innan beslut kan fattas (arbetet anses inte slutfört)
  • Ett ändringskrav eller annan åtgärd krävs. Ändringen måste dokumenteras, analyseras och sedan beslutas på ett nytt beslutsmöte
  • Projektet bör avslutas

Avslutning projekt

Gate 4: Beslut att avsluta projektet

När alla produkter och leveranser är klara från projektet och har godkänts av sponsor, mottagare och styrgrupp kan beslut att starta projektets avslutning enligt Gate 4 tas.

Underlag för G4 är leveransgodkännanden på samtliga leveranser samt att projektet gjort en genomgång av projektledningsplan, ändringskrav samt annan dokumentation på att man genomfört allt som projektet ska ha genomfört. Inför beslutet ska även finnas en detaljerad specifikation av hittills nedlagda kostnader samt en prognos på kostnad för projektets avslutande fas.

Beslutet, som tas av sponsorn tillsammans med styrgruppen, kan vara endera av:

  • Projektet kan påbörja avslutsfasen
  • Ett ändringskrav eller annan åtgärd krävs. Ändringen måste dokumenteras, analyseras och sedan beslutas på ett nytt beslutsmöte. Därefter återgår projektet till genomförandefasen.

Avsluta projektet

Alla projekt måste avslutas på ett korrekt sätt. Detta gäller speciellt projekt som av någon anledning avslutas i förtid. Tid, resurser och kostnader måste reserveras i projektets planering för att genomföra projektavslutningen.

Avslutningen dokumenteras genom an Slutrapport där erfarenheterna och projektets resultat dokumenteras.

Gate 5: Beslut att stänga projektet

Beslutspunkt 5 är den faktiska slutpunkten på projektet. Underlaget är tidigare beslut samt den slutrapport som projektledaren framställt.
Beslutet, som tas av sponsor tillsammans med styrgruppen, är endera:

  • Projektet avslutas
  • Mer underlag, komplettering krävs

Dela med andra

Dokument