Business Case

Ett Business Case innehåller den information som behövs för att fatta beslut i initiativets olika faser. Först och främst för att fatta beslut om att starta ett projekt(eller program), men sedan också för att besluta om ändringar i omfatting, tid och kostnad. Och sist men inte minst för att utvärdera om de fördelar som förväntats, verkligen realiseras. Det är viktigt utifrån två aspekter. Dels för att få beslutsunderlag om det behövs ytterliggare initiativ för att nå de uppsatta målen, och dels för att kunna återföra kunskap, så att bättre Business Case görs i framtiden.

Förutom att användas som beslutsunderlag för ett enskilt initiativ är Business Case en förutsättning när man väljer och prioriterar initiativ inom portföljhantering. Nyckelordet är jämförbarhet och för att uppnå det måste beslutsunderlaget vara enhetligt både vad gäller innehåll och kvalietet. Viktigast är den styrande informationen som organisationen valt. OPGs utgångspunkt är tre huvud områden för den styrande informationen, strategiskt värde, ekonomiskt värde och risk.

Beståndsdelar

Ett Business Case består av tre olika delar, som i sin tur kan delas in i underavdelningar beroende på hur organisationen väljer att kategorsera sina initiativ och beroende på typ av initiativ. Typ av initiativ kan vara att det är ett kundprojekt, organisationsutvecklingsprojekt, forskningsprojekt etc. Huvuddragen här stämmer för alla typer, men organisationsutveckling är fokus för denna beskrivning.

Beslutssammanfattning

För att beslutsfattarna enkelt skall kunna förstå och få en överblick av initiativet är det viktigt med enhetlig och pålitlig information. Beslutsunderlaget skall vara sammanfattad på en sida med möjlighet att utveckla underlaget i bifogade dokument eller som "drill down" vid datorn.  Beslutssammanfattningen är generisk utom före initieringen (Gate 0 eller motsvarande) och vid tidpunkten då nyttan realiserats (Gate 6 eller motsvarande)

  • Gate 0(eller motsvarande) är i de flesta fall en enkel beskrivning med initiativets potential, viktiga ramar och koppling till organisationens startegier och mål. 
  • Gate 1-4 innehåller den styrande informationen med kommentarer och rekommendation till beslut. Vit start av planeringen (Gate 1) tas underlaget fram och verifieras eller justeras innan beslut om att fortsätta kan tas.
  • Gate 6 innehåller information om utfallet. Om den nytta vi kalkylerade med har realiserats. Om det behövs ytterliggare initiativ för att nå de uppsatta målen och förslag på vilka.

Styrande information

Grunden för enhetlighet och jämförbarhet  är att det finns en insikt och ett regelverk kring den styrande informationen. För att initiativ skall kunna jämföras med varandra, men även för att enskilda beslutsfattare skall ha en möjlighet att känna igen sig och ifrågasätta, är några punkter extra viktiga:

  1. En fungerande kategorisering av initiativ
  2. Beslut om vilken styrande information som gäller i organisationen
  3. Enhetliga mått på den styrande informationen, exempelvis på riskvärde, ekonomiskt värde mm.
  4. En enhetlig metodik för att ta ta fram och beräkna värdena
  5. Kompetens i organisationen att genomföra analys och beräkning
  6. Verifieringsfunktion för att kvalitetssäkra den styrande informationen. Detta är viktigt. Om en beslutsfattare får reda på att information inte finns eller är osäker, så går det att hantera. Men om beslutsfattaren vilseleds med felaktig information kan det få stora konsekvenser.

Beskrivande delar

Ett Business Case innehåller en beskrivning av bagkrund, omfattning, avgränsningar etc. eftersom beslutsunderlag och styrande information inte står för sig själv. Dessutom kan andra framtagna dokument av olika omfattning ingå. Exempel på det är omvärldsbevakning, förstudie, utredningar etc.

Dela med andra